เทคนิคดีๆในการประชุมวิดีโอทางไกลให้มีประสิทธิภาพ

ในช่วงสถานการณ์ที่ไว้โควิดระบาดแบบนี้ในหลายๆหน่วยงานต้องปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ โดยเริ่มมีการทำงานกันอยู่ที่บ้านกันแล้ว หรือที่เราเรียกกันว่า work from home จึงได้มีการประชุมทางไกลผ่านวิดีโอ

และในรายงานจากต่างประเทศระบุว่าการใช้วิธีนี้เกิดประโยชน์ต่อการทำงานเพียง33% อาจบอกได้ว่าแทบไม่มีประโยชน์ เพราะระหว่างการประชุมต้องพบสิ่งรบกวนต่างๆ

จึงทำให้การประชุมขาดสมาธิ ไม่เกิดความน่าสนใจ วันนี้เราจะมานำเสนอเทคนิคดีๆที่ทำให้การประชุมของเรามีประสิทธิภาพ

1.การตรงต่อเวลา

ในการประชุมหลายๆครั้งที่ไม่มีประสิทธิภาพเกิดจากความล่าช้าที่ไม่ตรงต่อเวลาของผู้ที่เข้าร่วมประชุมทำให้เสียเวลา บางครั้งทำให้พลาดเนื้อหาบางส่วนและเนื้อเรื่องไม่ครบถ้วน หรือต้องรอคนประชุมครบยิ่งทำให้เกิดความล่าช้าเพิ่มมากขึ้น

ดังนั้นเราควรเข้ามาก่อนการเริ่มประชุมและมีการทักทายพูดคุยกันก่อน ก่อนที่จะเริ่มการประชุมหรืออาจจะมีรางวัลให้กับผู้ที่เข้ามาก่อนการประชุมเพื่อทำให้การประชุมของเราเริ่มได้ไวและตรงเวลามากยิ่งขึ้น

2. เข้าประเด็น

ในการประชุมวิดีโอทางไกลนั้นทำให้หลายๆคนเกิดความรู้สึกที่เป็นกันเองจนทำให้มีการนอกเรื่องทำให้สรุปประเด็นไม่ได้เพราะสนุกสนานในการพูดคุยเรื่องราวต่างๆนอกประเด็นและทำให้ประเด็นเนื้อหาที่ได้ลดน้อยลง

เพราะฉะนั้นผู้นำการประชุมควรควบคุมการประชุมให้อยู่ในประเด็นละกรอบของเวลาที่กำหนด

3. ปิดไมค์เมื่อไม่ได้พูด

เสียงแทรกขณะประชุมวิดีโอทางไกลส่งผลต่อการประชุมเป็นอย่างมาก ทำให้รบกวนทางด้านสภาพจิตใจ การใช้สมาธิในการประชุม เพราะเมื่อเกิดเสียงแทรกขึ้นมา สมาธิจะไปจดจ่อกับเสียงที่ได้ยินและทำให้เราได้เนื้อหาหรือประเด็นการประชุมที่ไม่ครบถ้วน

เพราะฉะนั้นการปิดไมค์ของผู้ที่ไม่ได้สนทนาจะเป็นการรักษาสมาธิของผู้ที่เข้าร่วมประชุมได้เป็นอย่างดีและคอยถามเสมอว่าใครจะเป็นผู้พูดคนต่อไป เพื่อเป็นการรักษาเวลาในการประชุมไม่ให้ยาวนานจนเกินไป

4. ใช้ภาษาสุภาพ

การใช้ภาษาในการสื่อสารเป็นสิ่งที่สำคัญมากๆ และภาษาที่ใช้ควรเป็นภาษาในเชิงบวก เมื่อสนทนาแล้วทุกคนต้องเข้าใจไปในทิศทางเดียวกัน

งดใช้ภาษาที่กำกวมคำศัพท์ที่เฉพาะตัวจนเกินไป เพราะภาษาเหล่านี้ฟังไม่เข้าใจยังต้องมาเสียเวลาอธิบายความหมายของคำที่กำลังจะสื่อสาร

นี่คือ4เทคนิคดีๆที่นำมาฝากเพื่อนๆเพื่อให้การประชุมวิดีโอทางไกลที่จะทำให้การประชุมของเพื่อนๆมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นและสิ่งสำคัญของการประชุมวิดีโอทางไกลคือการตรงต่อเวลาและรักษาระยะเวลาของการประชุมไม่ให้นานจนเกินไป

เพราะการประชุมที่ยาวนานเกินไปจะทำให้ผลลัพธ์ที่ได้ไม่เกิดประสิทธิภาพซึ่งช่วงระยะเวลาในการประชุมควรแบ่งเป็นช่วงๆเพื่อไม่ให้เนื้อหาที่พูดคุยมากจนเกินไปแบ่งเวลาให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้รู้สึกผ่อนคลายจากการประชุม

เครดิตภาพ : adaybulletin

#ข่าวน่ารู้  #อัพเดทสถานการณ์ #เรื่องเล่า #สาระความรู้ #คู่ความบันเทิง #เทคนิคการVDOประชุมงานทางไกล